Administración de Suministros

Comparado con otras funciones como Mercadeo de Ventas o Investigación y Desarrollo, desde hace un largo tiempo la Administración de Suministros ha tenido poco reconocimiento como gran contribuyente para lograr ventajas competitivas sostenibles dentro de las organizaciones.

Común tanto en la práctica como en la educación, la Administración de Suministros muchas veces estaba restringida simplemente al rol operacional de suplir las necesidades y requerimientos de los clientes internos – ¡este punto de vista debe dejarse atrás!

La contribución de la Administración de Suministros al éxito

El gasto externo en bienes y servicios, que en muchas compañías representa entre el 60% y el 80% de los ingresos totales, tradicionalmente no ha sido un área de énfasis en términos de esfuerzos de optimización estratégica. Pero especialmente en los tiempos actuales con una fuerte presión sobre los márgenes y las ganancias, las directivas deben tener claro que el alto volumen de compras convierte la Administración de Suministros en una función clave de la firma, ya que esta gran cantidad del costo total de las compañías depende de y es la responsabilidad funcional de las decisiones de la Administración de Suministros.

El impacto de una reducción del costo del suministro en los ingresos de una compañía puede ser demostrado por medio de un cálculo simple: si el volumen de compras de una compañía es del 60% de las ventas de la compañía y la compañía tiene un margen de ganancias del 3%, una reducción del 5% de los costos de suministro tendrá el mismo efecto en los ingresos de la compañía que un incremento del 100% en las ventas.

Consecuentemente, cada dólar ahorrado en la Administración de Suministros es un dólar de ganancia: ¡los proyectos de optimización en la reducción de costos se convierten en una palanca estratégica!

Pero no solo este impacto directo del desempeño de la Administración de Suministros enfatiza su importancia. El impacto indirecto de la Administración de Suministros en el éxito de las compañías en términos de su contribución a la eficiencia, efectividad y el desarrollo de activos intangibles juegan también un rol crucial en lograr ventajas competitivas, como lo demuestran los ejemplos a continuación:

•Eficiencia: al influenciar la eficiencia, los ítems de compra bajo la responsabilidad de la Administración de Suministros (por ejemplo mantenimiento, logística, servicios de reciclaje) pueden contribuir a reducir los costos (por ejemplo el costo de la inactividad en la producción), a asegurar o incrementar la calidad de los procesos y productos (por ejemplo reducción de la chatarra) y a influenciar positivamente los aspectos relacionados con el tiempo (por ejemplo reducción del tiempo de conducción, almacenamiento y entrega).

•Efectividad: en particular los servicios de asesoría, como la consultoría administrativa, afectan los procesos de toma de decisiones estratégicas y en consecuencia la efectividad de las compañías y en las compañías.

•Desarrollo de activos intangibles: la compra de servicios de publicidad, por ejemplo, no solo apoya las actividades de ventas actuales. Adicionalmente tales ventas también pueden contribuir al nivel de consciencia a largo plazo de una empresa o de sus productos/ marcas. La lealtad del cliente puede incrementarse por la oferta de servicios de valor agregado que generen aceptación (en particular servicios con contacto directo con el cliente como un call center), el capital humano puede mejorarse con una transferencia de know-how por medio de un entrenamiento posterior y también una transferencia de una imagen del proveedor a la empresa de compras por medio de técnicas de marca de componente (“Intel Inside“) afecta el desarrollo de los activos intangibles.

Es importante resaltar que desde el punto de vista funcional la Administración de Suministros tiene la responsabilidad sobre cada bien o servicio que es comprado en los mercados de suministro. ¡Debido a esto el desempeño de los proveedores a menudo refleja el desempeño de la realización de tareas en la Administración de Suministro!

Fuente: Javier Yañez, Capital Financiero Panamá